Som beskrivs i SKF Vertevos allmänna integritetspolicy behandlar SKF Vertevo personuppgifter i samband med sin verksamhet, bland annat genom koncernens kanal för etik och regelefterlevnad ("Visselblåsarkanalen"). Denna integritetspolicy innehåller kompletterande information om behandlingen av personuppgifter i samband med visselblåsarrapporter och tillhörande utredningar, och ska läsas tillsammans med den allmänna integritetspolicyn, där du även hittar information om internationella överföringar, dina rättigheter som registrerad och våra säkerhetsåtgärder.

Vem är personuppgiftsansvarig

SKF Vertevo AB, organisationsnummer 556007-3495, med registrerad adress Sven Wingquists Gata 2, SE-415 50 Göteborg, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i samband med rapporter som lämnas in via Visselblåsarkanalen. Personuppgifter kan komma att delas med andra bolag inom SKF Vertevo-koncernen, men endast i den utsträckning det är nödvändigt för att bedöma, utreda och hantera en anmälan och enbart med personer som har ett verkligt behov av informationen. En förteckning över SKF Vertevos juridiska enheter finns här.

Kategorier av personuppgifter som vi samlar in

Rapporter som lämnas in via Visselblåsarkanalen innehåller sannolikt personuppgifter (information som direkt eller indirekt kan hänföras till en identifierad eller identifierbar fysisk person). Personuppgifterna kan avse den person som har lämnat anmälan och/eller en person som misstänks för det anmälda förhållandet, ett vittne eller någon annan person som är relevant för den anmälda frågan. 

De personuppgifter som normalt behandlas när en anmälan tas emot och utreds omfattar bland annat: 

  • Rapporterings- och utredningsdata: Information som ingår i anmälningar, klagomål och underlagsdokumentation, inklusive information om de anmälda förhållandena, inblandade personer, vittnen, utredningar, ärendehantering och relaterad kommunikation. Om anmälaren väljer att inte vara anonym samlar vi även in personuppgifter såsom identifierings- och kontaktuppgifter om anmälaren.
  • Uppgifter om regelefterlevnad och säkerhet: Information som är nödvändig för att uppfylla rättsliga skyldigheter, genomföra säkerhetskontroller, utreda incidenter, förebygga bedrägerier, hantera cybersäkerhetsrisker samt skydda våra system, anläggningar, medarbetare och verksamhet.

SKF Vertevo samlar endast in och behandlar de personuppgifter som är relevanta för utredningen. Känsliga personuppgifter – till exempel uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, fackligt medlemskap, genetiska eller biometriska uppgifter, hälsa, sexualliv eller sexuell läggning – får inte lämnas in om det inte är absolut nödvändigt för den anmälda frågan, och sådana uppgifter kommer att raderas om det inte är lagligt att behandla dem och de bedöms vara absolut nödvändiga för utredningen. 

Varför vi samlar in dina personuppgifter, den rättsliga grunden för behandlingen och hur länge vi lagrar dina personuppgifter 

ÄNDAMÅL 

KÄLLA 

RÄTTSLIG GRUND

LAGRINGSTID

Personuppgifter som samlas in via Visselblåsarkanalen eller under utredningen av det påstådda förhållandet behandlas i syfte att hantera och utreda en anmälan. 

Personuppgifter kan samlas in direkt från den anmälande personen, från deltagare i utredningen eller från en bevisskälla hos tredje part. 

Behandlingen grundar sig på SKF Vertevos rättsliga skyldighet att inrätta rapporteringskanaler och förfaranden för anmälan och utredning. Behandlingen kan även grunda sig på vårt berättigade intresse av att säkerställa efterlevnad av tillämplig lag samt SKF Vertevos uppförandekod, policyer, direktiv och andra styrande dokument. 

  För behandling av känsliga personuppgifter sker behandlingen av skäl som hänför sig till ett viktigt allmänintresse, med stöd av unionsrätten eller nationell rätt, eller där det är nödvändigt för att fullgöra skyldigheter och utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätt samt social trygghet och socialt skydd.   

För behandling av personuppgifter om fällande domar i brottmål eller överträdelser är behandlingen nödvändig för att fullgöra den rättsliga skyldigheten att inrätta rapporteringskanaler och anmälningsförfaranden. 

De personuppgifter som sammanställs och behandlas sparas inte längre än vad som är nödvändigt för att genomföra en utredning och hantera den anmälda överträdelsen.  

Klagomål, anmälningar och information om ett utrett förhållande raderas senast inom två år efter det att utredningen avslutats. 

  Om en anmälan eller ett misstänkt förhållande bedöms vara ogrundat eller inte kan styrkas raderas eller anonymiseras berörda personuppgifter senast sex månader efter det att utredningen avslutats. 

  Längre lagringstider kan tillämpas om rättsliga, regulatoriska eller disciplinära åtgärder inleds, eller om tillämplig lag kräver att vi sparar personuppgifterna under en längre period. 

Personuppgifter kan även behandlas i syfte att vidta åtgärder med anledning av utredda anmälningar. 

Se ovan. 

Behandlingen grundar sig på SKF Vertevos berättigade intresse av att behandla personuppgifter för att bedöma och hantera en anmäld fråga, åtgärda konstaterade överträdelser, vidta lämpliga korrigerande åtgärder, upprätthålla företagets policyer och skydda organisationen. 

  I den utsträckning sådan behandling omfattar känsliga personuppgifter eller uppgifter om fällande domar i brottmål eller överträdelser, sker detta med stöd av att behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. 

Se ovan. 

Hur vi får tillgång till och delar dina personuppgifter

SKF Vertevo ska säkerställa att personuppgifter hanteras med en hög grad av säkerhet och sekretess. För att skydda personuppgifterna mot förlust, förstöring, skada, obehörig åtkomst eller spridning har SKF Vertevo vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtkomsten till personuppgifter i anmälningar och under utredningen är begränsad till ett mindre antal behöriga medarbetare och konsulter. 

SKF Vertevo är en global koncern, och beroende på var händelsen har inträffat och vilka utredningsåtgärder som krävs kan personuppgifter komma att delas och överföras till andra bolag inom koncernen. Överföringar av personuppgifter mellan bolag inom SKF Vertevo-koncernen regleras av ett koncerninternt avtal. En fullständig förteckning över juridiska enheter inom SKF Vertevo-koncernen finns här.  

Tjänsteleverantörer  

Om det är nödvändigt för att vidta åtgärder med anledning av utredningens resultat kan personuppgifter komma att överföras till polisen eller andra brottsbekämpande myndigheter, forensiska företag eller externa revisorer. Dessa tredje parter behandlar dina personuppgifter som självständigt personuppgiftsansvariga för sina egna ändamål och i enlighet med tillämplig lag. 

Tredje parter 

Om det är nödvändigt för att vidta åtgärder med anledning av utredningens resultat kan personuppgifter komma att överföras till polisen eller andra brottsbekämpande myndigheter, forensiska företag eller externa revisorer. Dessa tredje parter behandlar dina personuppgifter som självständigt personuppgiftsansvariga för sina egna ändamål och i enlighet med tillämplig lag. 

Internationella överföringar och dina rättigheter   

För information om hur vi hanterar internationella överföringar och dina rättigheter som registrerad, se SKF Vertevos allmänna integritetspolicy. 

Så här kontaktar du oss

Om du har frågor om SKF Vertevos behandling av dina personuppgifter kan du kontakta vårt globala dataskyddsombud via e-post på privacy@skfvertevo.com. 
Du kan även skicka post till SKF Vertevos registrerade adress: 

SKF Vertevo AB 
Avdelningen för Compliance & Ethics 
SE-415 05 Göteborg · Sverige